انتخاب راهکار ویدئو کنفرانس مناسب برای سازمان

بازگشت به اخبار

در گذشته، پیاده سازی ویدئو کنفرانس عمدتاً به منظور کاهش هزینه های سازمان انجام می شد. اما امروزه با وجود اینترنت، موبایل و سرویس های ابری، بکارگیری استراتژی ویدئو کنفرانس نه تنها باعث کاهش هزینه ها شده بلکه باعث رشد سازمان نیز می شود. بنابراین انتخاب سیستم ویدیو کنفرانسی که مناسب سازمان باشد بسیار مهم بوده و در این راه باید به فاکتورهای متعددی توجه شود، چرا که همه راهکارها برای همه سازمان ها مناسب نمی باشند.

Snorre Kjesbu، یکی از مدیران سیسکو (خبرهشدار)، مقاله ای با عنوان ” فاکتورهای کلیدی برای ارزیابی ویدئو کنفرانس” منتشر کرده است. وی در این مقاله به عوامل سخت افزاری، نرم افزاری و مدیریتی پرداخته که سازمان ها هنگام انتخاب راهکار ویدیو کنفرانس باید علاوه بر هزینه، مد نظر قرار دهند.

VideoConference

روشن است که وجود ویدئو کنفرانس، فرصت های زیادی را برای سازمان به ارمغان می آورد. اما مطابق گفته های Kjesbu، عدم وجود این راهکار منجر به از دست رفتن فرصت ها، چالش های پرورش استعداد، فقدان مزیت رقابتی، بروز مشکلات در ارائه خدمات به مشتریان و از دست رفتن سرمایه گذاری مجدد می شود.

در نظر سنجی ای که توسط سیسکو انجام شد، ۸۷ درصد پاسخ دهندگان بر این باور بودند که ویدئو، تاثیر مثبت و محسوسی بر سازمان خواهد داشت و اکثر آن ها عنوان کردند که ترجیح می دهند در شرکتی کار کنند که دارای این راهکار باشد. این علاقه و تمایل، به این دلیل است که ویدیو کنفرانس در حال تبدیل شدن به الزامات ارتباطی کسب و کارها می باشد اما بسیاری از سازمان ها از گزینه های متعدد پیش روی خود در این زمینه آگاه نیستند.

از آن جا که در این زمینه تکنولوژی های متعدد با قیمت های مختلفی وجود دارد، انتخاب راهکار مناسب برای بسیاری از سازمان ها، به خصوص سازمان های کوچک و متوسط، سخت است. همانطور که Kjesbu خاطر نشان می کند، در این انتخاب باید به نیازهای سازمان رجوع شود. با ارزیابی این نیازها، می توان بهترین گزینه موجود را انتخاب کرد.

سازمان ها باید به دنبال موارد زیر باشند:

سیستمی ویدئویی با طراحی خوب که بتواند با راهکارهای ارتباطی موجود به خوبی یکپارچه شود.

پلت فرمی منعطف که کاربران بتوانند از طریق تجهیزات مختلف در کنفرانس شرکت کنند، یعنی این امکان وجود داشته باشد که کاربران خواه از اتاق کنفرانس یا از طریق کامپیوتر رومیزی یا تبلت و گوشی خود بتوانند در کنفرانس حضور یابند.

در انتخاب پلت فرم، باید به فاکتورهای کلیدی سادگی، قابلیت اعتماد، مقیاس پذیری و امنیت توجه داشت.

به دقت مشخص شود که استقرار یک شبکه اختصاصی با هزینه مشخص مناسب تر بوده یا استفاده از سرویس های اشتراکی بهتر است. قبل از عقد قرارداد، باید مشخص شود که با افزایش تعداد کاربران و تعداد تماس ها، هزینه ها چه تغییری خواهد کرد.

در نهایت سازمان ها باید برای این تصمیم زمان کافی اختصاص دهند و یک برنامه آموزشی را پیاده سازی کرده و تأثیر این راهکار را در سازمان با استفاده از شاخص هایی از قبیل ROI اندازه گیری کنند. امروزه ویدئو کنفرانس یک ضرورت بوده و درک این مسئله می تواند کمک زیادی به سازمان ها کند.

Facebooktwittergoogle_pluslinkedininstagram