آیا دوره ایمیل به سر آمده است؟

بازگشت به ارتباطات یکپارچه

در چندین دهه گذشته، ایمیل تنها بستر ارتباطی کسب و کار به شمار می آمد اما، دنیای جدید تکنولوژی تلفن همراه، اقدام به ایجاد راهکارهای جدیدی برای کاربران تجاری نموده است. تا پنج سال پیش مفهوم ارسال متون مرتبط کاری برای مشتری یا همکار تقریبا نامفهوم بود. اما امروزه این کار به امری رایج تبدیل شده که روز به روز در حال افزایش است. برنامه های کاربردی اشتراک گذاری موبایل از جمله Slack، Asana و HipChat در ایجاد ارتباط افراد تیم و به اشتراک گذاری اسناد و مدارک با بازدهی بالاتر کمک می کند. با تغییر نحوه ارتباطات و همکاری های تیمی، آیا ممکن است روشی که برای ایمیل از آن استفاده می کنیم در آینده تغییر کند؟ آیا ایمیل به طور کلی منسوخ خواهد شد؟

 cytco-email-usage

افزایش تحرک نیروی کار بین ساعت ۱۷-۹

بد نیست مطلب را با بحث ارتباطات تیم کاری و همکاری آنها شروع کنیم. از دلایل اصلی رشد ناگهانی برنامه هایی مانند Slack این است که ایمیل برای پیشبرد روش های کارکرد امروزی مردم طراحی نشده است. در گذشته انتظار می رفت که مردم از خانه به مراکز کاری مراجعه کرده و بین ساعت ۱۷-۹ کارکنند و پس از آن به منزل بازگردند. امروزه شرکت ها دارای تیم هایی هستند که در دفاتر، ساختمانها و حتی شهری که شرکت اصلی در آن واقع شده مستقر نمی شوند و دیگر ملاقاتهای مستقیم و حضوری مفهوم خود را از دست داده است. امروزه با اقتصاد متحرک زندگی می کنیم که در آن تعداد بسیاری از کارمندان به عنوان “کارکنان سیار” در نظر گرفته شده که بصورت پاره وقت و یا تمام وقت و از راه دور با شرکت ها همکاری می کنند (طبق پیش بینی IDC این تعداد تا سال ۲۰۲۰ به ۱.۷۵ میلیارد نفر خواهد رسید) که برای این کارمندان حفظ ارتباط و پیگیری فرایند پروژه ها و اقدامات انجام شده از طریق ایمیل دشوار خواهد بود و به دلیل این نواقص، برنامه های مشارکتی به سرعت شکاف ایجاد شده را پر کرده و باعث کاهش استفاده از ایمیل در محل کار شده اند.

 

حذف فاصله موجود میان کار و ارتباطات شخصی

روش های مختلف فعالیت های کاری در حال تغییر، شکاف بین کار و زندگی را فرسایش می دهند. معرفی دستگاه های تلفن همراه به نیروی کار بدان معنی است که در حال حاضر می توانیم در خانه کار کرده و در عین حال یک قرار ملاقات شخصی مانند ویزیت دکتر را در طول ساعات کاری داشته باشیم.  مردم به راحتی می توانند تلفن های خود را در اتاق انتظار دکتر بررسی کرده و یا اسناد کاری خود را در قطار ویرایش کنند. کارکنان انتظار دارند همواره فن اوری تلفن همراهشان ارتقا یابد و در همین راستا قابلیت تحرک در کار با افزایش بهره وری تکنولوژی این تلفن ها ادغام شده است. با توجه به وجود فاصله مبهم میان کار و ارتباطات شخصی، کاربران نیاز به یک بستر ارتباطی جهان شمول دارند تا کارکنان در هر دو سوی این شکاف، حداکثر بهره وری را داشته باشند. نکته بسیار واضح این است که بسیاری از کارکنان در خارج از محیط کاری خود از ایمیل استفاده نمی کنند به خصوص اگر در رده سنی زیر ۲۵ سال قرار داشته باشند. اما در عوض، ارسال پیام های متنی به صورت پلت فرمی جهانی محیط کاری و خصوصی کارمندان را در هم ادغام نموده است.

 

ارسال پیام کوتاه، جهانی است

بیشتر مردم از طریق برنامه های ارتباطی تلفن همراهشان با مخاطبان خود تماس می گیرند. همین امر باعث شد تا پای پیام کوتاه و برنامه های تبادل پیام از جمله WhatsApp، iMessage، Facebook Messenger و WeChat به سرعت باز شد. در شرایطی که کاربران تجاری در خارج از محیط کاری گزینه های بسیاری برای انتخاب زمان تماس با مردم دارند، راهی برای آگاهی از برنامه هایی که توسط دیگران استفاده می شود وجود ندارد و همین امر باعث می شود تا کاربران این نوع برنامه ها زمان  و انرژی زیادی را برای سوئیچ کردن بین برنامه ها صرف کنند. در نتیجه می توان نتیجه گرفت که ارسال پیام کوتاه راهی بالفعل برای حفظ ارتباط با مردم است. ۷۲ درصد از مردم ترجیح می دهند در فرایند کاری خود، از ارسال متن از طریق برنامه های پیام رسانی استفاده کنند. به طور قطع آنها می توانند ایمیل نیز ارسال کنند، اما مسئله مهم این است که آیا ایمیل ارسال شده در همان لحظه خوانده می شود؟ بعدا خوانده می شود و یا هرگز خوانده نمی شود؟ ایمیل در بسیاری مواقع به چاهی تشبیه شده که از سرنوشت محتوای آن هرگز باخبر نمی شویم. حال اگر در همین لحظه نیاز به ارتباط برقرار کردن با شخصی داشته باشیم، چه باید بکنیم؟ ارسال متن از طریق برنامه های مربوطه و پیام کوتاه، تنها راه جهانی استاندارد برای برقراری ارتباط محسوب می شود.

بنا بر اظهار تحلیلگران ، بیش از ۹۰ درصد از پیامهای متنی در عرض چند دقیقه خوانده می شوند. در مدت کوتاهی پیامهای بیشتری برای اهداف تجاری ارسال شده و این روند تنها در  فرایند تجاری نسل فعلی و نسلهای آتی می تواند به رشد خود ادامه دهد چرا که این نسل با  تلفن های همراه خود بزرگ شده اند نه با کامپیوتر و آنها قطعا ایمیل را ترجیح نمی دهند!

حدودا بیست سال پیش برنامه Outlook ، با مدیریت و ساماندهی ایمیل ها از طریق فولدرها یا برچسب ها ارائه شد تا به مشکلات رایج ایمیل ها پایان داده شود. امروزه پیام های متنی نیز به همان راهکار نیازمند شده اند. برنامه های ارتباطی به جای تمرکز محض بر روی همکاری، باید با پیام کوتاه، اطلاعات تماس، تقویم و وظایف در یک مکان ادغام شوند تا کاربران کسب و کار، به شکلی سازنده کارهایشان را انجام دهند. آنها براحتی می توانند متن ها را اولویت بندی کرده و کارها را سازماندهی کنند و مدیریت کارها را به صورت لیستی انجام دهند. حتی افراد پر مشغله نیز در مقایسه با ایمیل های انباشته شده، براحتی قادر به ساماندهی سرویس های متنی نصب شده بر روی گوشی های خود بوده و در نتیجه فعالیت های گسترده تری را انجام می دهند.

Facebooktwittergoogle_pluslinkedininstagram